Informal Graduation Curtin University

Tanggal 9 Desember 2016 kami menghadiri "Informal Graduation" yang diselenggarakan kampus bersama "International Sponsored Student Unit" (ISSU). ISSU ini adalah unit yg mengelola/membantu mahasiswa internasional di kampus yang disponsori oleh donor internasional, termasuk yang disponsori Pemerintah asal mahasiswa sendiri seperti beasiswa Dikti, LPDP, beasiswa Pemerintah Arab Saudi, Malaysia, Thailand, Ghana, dll. Saya sebagai penerima beasiswa Australia awards (AAS) juga dibantu oleh unit ini - misalnya untuk penyambutan, penyaluran stipend, funding tutorial, nyari akomodasi dll. Disebutkan ada sekitar 600 mahasiswa seperti ini yang mereka urus di kampus saat ini.

Kembali ke cerita informal graduation (wisuda informal), wisuda ini sedikit berbeda dengan wisuda besar kampus. Sebagaimana lazimnya, di kampus biasanya wisuda besar diselenggarakan beberapa kali setahun (misalnya seingat saya dulu di USU dua kali setahun, April dan Oktober). Di Curtin sendiri wisuda ini diadakan pada Februari dan September. Nah sayangnya, waktu penyelenggaraan wisuda ini tidak klop dengan timeframe banyak beasiswa. Kalau mahasiswa lokal tentu tidak mengapa karena masih bisa menunggu di kota sendiri (dulu kita sering ditanya "gimana kuliahnya?" yang dijawab "sudah selesai, tinggal nunggu wisuda"). Hal ini berbeda dengan mahasiswa internasional penerima beasiswa, yang biasanya diwajibkan kembali ke tanah air langsung setelah studinya selesai. Misalnya banyak mahasiswa master yang sudah kelar ujian akhir di Desember ini, sementara ijazah baru akan keluar beberapa bulan ke depan. Pemberi beasiswa biasanya tidak memberi waktu bagi mahasiswa untuk menunggu, disuruh pulang saja. Untuk ijazah nanti akan dikirim ke alamat di negara masing-masing. Karena perbedaan time frame ini seringkali mahasiswa selesai studi pulang tanpa membawa apa-apa terlebih dahulu. Jika ingin, boleh kembali untuk wisuda besar pada saatnya nanti, tapi tentu tidak mudah karena costly dan belum tentu punya waktu. Bayangkan mahasiswa Indonesia atau dari Arab Saudi kembali ke Australia untuk acara wisuda saja, dan rasanya kurang klop kalau tidak membawa anggota keluarga karena ini adalah salah satu momen berbagi kebahagiaan dalam hidup. Tentu mahal biayanya.

Untungnya pihak kampus dan ISSU berbaik hati menyelenggarakan wisuda informal ini. Sebagian besar mahasiswa yang ikut adalah mahasiswa master yang sudah (hampir) selesai menjalani ujian atau submit tugas. Saya ikutkan kata "hampir" karena beberapa di antara mahasiswa mungkin masih ada yang harus mengikuti satu-dua ujian akhir setelah acara ini. Namun bisa dikatakan diperkirakan akan berhak mendapatkan gelar, hanya soal administrasi dan ijazah saja. Ketimbang setelah studi dan ujian tersebut kembali ke negara masing-masing begitu saja, maka diadakanlah wisuda informal ini. Wisuda ini tidak banyak berbeda dengan wisuda besar, pakai toga wisuda, penyerahan token pengganti ijazah, dihadiri oleh petinggi kampus (kemarin Vice Chancellour, mungkin Wakil Rektor), pidato-pidato, ucapan selamat buat masing-masing mahasiswa yang akan lulus, termasuk ucapan terima kasih kepada keluarga mahasiswa yang selama ini mendampingi selama hardsip yang dialami mahasiswa dalam menjalani studi. Perbedaannya dengan wisuda besar adalah jumlah mahasiswa yang diwisuda dan ijazah. Wisuda besar diikuti termasuk mahasiswa lokal, self-funded, dll sementara wisuda ini hanya wisudawan internasional yang harus segera pulang dan belum dibagikan ijazah.

Hal di atas berlaku secara umum untuk mahasiswa Master dan S1 yang internationally sponsored, namun sedikit berbeda dengan PhD. Apa bedanya? Begini. Dalam sistem PhD di Australia yang saya ketahui ada sistem di mana kelulusan seorang PhD itu diwajibkan membuat sebuah publikasi monograf (satu tulisan) yang di Indonesia umum disebut disertasi. Disertasi ini dikirimkan ke dua orang reviewer utk diuji kelayakannya sebagai karya seorang PhD. Pengiriman disertasi (secara elektronik) ke reviewer ini lah yang umumnya disebut "submit". Submit ini tentunya setelah disertasi dianggap layak dan diizinkan oleh supervisor sebagai pembimbing riset dan penyusunan disertasi. Seorang penerima beasiswa AAS dianggap selesai beasiswanya dan diberhentikan haknya (stipend dll) ketika mahasiswa tersebut submit disertasi. Jadi begitu seorang awardee beasiswa submit, maka beasiswanya dianggap selesai, stipend dihentikan, dan diminta untuk menentukan tanggal pulang dalam 2 minggu ke depan untuk segera diterbitkan tiket pulang.

(Tambahan 3 Maret 2017): Setelah mahasiswa/Kandidat PhD submit thesis/disertasi, statusnya di administrasi kampus berubah dari student full / PhD Candidate menjadi Under Examination (UE). Status ini berimplikasi berhentinya tagihan uang kuliah/tuition, di mana saat seorang mahasiswa sedang dalam status UE dia tidak dikenakan uang kuliah lagi (yang untuk PhD dibagi pro rata per hari/365, dengar-dengar satu hari sekitar $100 atau Rp 1 juta rupiah). Jika pemberi beasiswa sudah menghentikan beasiswa tapi mahasiswa belum submit, uang kuliah/tuition harus dibayar oleh si mahasiswa sendiri untuk mempertahankan statusnya sebagai mahasiswa dengan segala akses fasilitas dan akses administrasinya.

Mahasiswa UE masih punya akses ke fasilitas kampus seperti akses gedung, ruangan, komputer dll. Statusnya ini berhenti setelah dinyatakan lulus oleh kampus berdasarkan hasil review reviewers. (end tambahan)

Setelah submit itu, kepada reviewer diberikan jangka waktu 6 sampai 12 minggu untuk mereview sebuah disertasi. Hasil review nantinya akan dikembalikan ke mahasiswa, apakah perbaikan kecil (minor revision), besar (mayor), atau si penulis layak langsung diberikan gelar PhD secara langsung tanpa ada perbaikan, dll. Nah tentu saja karena perbaikan (jika ada) mesti dilakukan oleh mahasiswa saat dia sudah kembali ke negaranya, dikarenakan tadi sudah harus pulang setelah "submit". Berdasarkan revisi (jika ada) atas hasil review reviewer tadi baru hasil resmi diterbitkan apakah sah menyandang gelar PhD secara formal atau lainnya.

Dikaitkan dengan acara wisuda informal tadi, dengan demikian para  mahasiswa PhD yang ikut bisa dipastikan belum berhak memperoleh gelar PhD. Walau sudah berada di ujung perjalanan studi, masih ada beberapa langkah yang harus dilewati. Beberapa di antara yang hadir sudah submit, saat ini tinggal menunggu hasil review dari reviewer. Beberapa lainnya masih merampungkan disertasi untuk disubmit. Adapun saya saat ini draft disertasi saya masuk dalam tahap proofreading, yaitu dicek secara grammar dan kesalahan tulis (jadwal selesai pertengahan Desember ini) untuk kemudian di reviewer (akhir) oleh supervisor dan co-supervisor. Jika ada yang perlu diperbaiki, diperbaiki, jika ada yang perlu ditambah, ditambah, jika ada bagian yang dianggap tidak relevan, dibuang. Setelah itu baru disubmit ke reviewer. Untuk dua reviewer Supervisor sudah dapat nama-nama yang bersedia (rahasia yang tidak boleh diberitahukan kepada mahasiswa). Dengan demikian, masih ada beberapa waktu lagi untuk submit, pulang, dan menunggu hasil. Ganbarimasu boku wa!

-----

Berikut ada tulisan mas Budi yang kocak berkaitan dengan hal ini
http://orangjawasekolahdiaustralia.blogspot.com.au/2014/11/balik-beneran-ke-indonesia.html?m=1